Pour certains professionnels, difficile de leur prêter une quelconque utilité surtout qu’elles prennent beaucoup de place dans la structure. Nous parlons bien entendu des archives. Mais ils peuvent être confrontés à un autre problème : l’absence de lisibilité de ce qu’elles comportent à cause de la poussière, notamment. Alors, cela se nettoie, des archives papier ?
Archives : comment les nettoyer ?
Prenant parfois deux pièces dans les grands groupes, les archives papier sont un véritable trésor tant elles recèlent d’éléments relatifs à la création et au développement de l’entreprise. Pas étonnant que les professionnels tentent, via l’archivage électronique, d’en tirer parti notamment avec la data que ces documents comportent.
Mais cela est un autre problème car avant de penser à la digitalisation, il faut pouvoir lire ce qui est écrit sur les documents papier. Or, quand ils ne sont pas conservés en bonne et due forme, il n’est pas rare que la poussière s’accumule. La saleté que l’on peut qualifier de superficielle peut déjà créer des taches et donc empêcher la bonne lisibilité des documents.
Cela peut être pire quand les feuilles ont été victimes d’un dégât des eaux ou ont subi un départ de feu. Même sans être la proie des flammes directement, la suie et la saleté dégagées peuvent les avoir indirectement impactées.
Comment préserver l’écriture et un matériau aussi fragile que le papier ? Il est certain que les mettre dans des boites de stockage ou des classeurs est l’idéal.
Les étagères, les boîtes peuvent faire l’objet d’une aspiration de manière régulière. Attention à adapter la puissance en fonction de ce que l’on nettoie. Quant aux papiers en eux-mêmes, des plumeaux ou des chiffons doux permettent de préserver l’écriture et de garantir la lisibilité.
Les solutions d’archivage à connaitre quand on se sent dépassé
Beaucoup de documents d’archives ont une valeur de preuve (on parle de valeur probatoire) et dans ce cadre doivent être conservées pendant un nombre précis d’années en fonction de leur nature. C’est un des avantages des archives.
Cependant, difficile de prouver qu’un fournisseur ou un client a tort, en cas de litige, si le document est illisible. Il sera tout autant difficile de présenter les documents lors d’un contrôle fiscal si ces derniers sont racornis par l’humidité et que l’encre a coulé. Or, la non-présentation de documents peut être une source de problème pour l’entrepreneur.
Même si ce dernier avait compris les avantages de la digitalisation, il lui serait difficile de la mettre en place si ces documents n’étaient pas en bon état.
Comment prendre le temps de nettoyer ses archives ou encore de les classer si on s’est laissé quelque peu déborder par la tâche ? Des entreprises d’archivage peuvent s’en charger. Elles possèdent le matériel et la technique.
Ce sont aussi elles qu’il faut appeler pour les trier (afin de supprimer les documents dont la valeur probatoire est échue) ou encore pour les classer, avant de les numériser.
Pas la peine d’investir dans du matériel coûteux quand il est possible de tout externaliser à une entreprise spécialisée.
Le dépoussiérage d’archives cependant ne sert à rien si les conditions de préservation ne sont pas garanties (pièce trop humide, présence d’insectes ou de rongeurs…). Qu’à cela ne tienne, il est aussi tout à fait possible de leur demander d’emporter les archives papier dans un autre lieu plus sécuritaire à différents niveaux, tout en ayant toujours ses données à portée de main, avec la mise en place d’une bonne GED (Gestion Electronique des Documents).
Le fonctionnement de l’entreprise s’en trouvera c’est certain, fluidifié, avec des avantages à la clé : davantage de productivité, des collaborateurs qui gagnent en confiance ; du fait de leur rapidité d’exécution etc…