Finance

Quelles sont les fonctionnalités du GED d’Alfresco ?

La gestion des contenus représente l’un des enjeux fondamentaux auxquels doivent faire face les entreprises.

Alors que la transformation digitale s’est opérée jusque dans les bureaux, les sources de contenus sont particulièrement variées.

Des e-mails aux réseaux internes d’entreprises, en passant par les terminaux mobiles des collaborateurs, il est essentiel d’adopter un mode de gestion documentaire performant.

Et si les fonctionnalités du logiciel GED d’Alfresco vous y aidaient ?

Des fonctionnalités de recherche et d’organisation des documents

La solution Alfresco GED propose des fonctionnalités de recherche avancées à ses utilisateurs. En effet, ces derniers peuvent consulter le document dont ils ont besoin à partir de suggestions de recherche personnalisées. Ils peuvent également utiliser les filtres du logiciel, ou encore se fier à l’organisation intelligente des smart folders. Ces fonctionnalités de recherche et de tri des documents sont accessibles sur tous les terminaux des utilisateurs finaux (ordinateurs portables, mobiles, etc.), afin de leur garantir la plus grande souplesse d’utilisation possible.

Des fonctionnalités d’intégration des documents aux processus métiers

Pour être utiles et participer aux performances de l’entreprise, ses contenus doivent être intégrés aux différents processus. C’est pourquoi l’outil Alfresco GED des fonctionnalités de workflow, idéales pour réviser ou valider les différents documents d’un même process.

Les utilisateurs peuvent également définir des règles de dossiers pour déclencher des actions automatiques. En déléguant certaines tâches répétitives et contraignantes, ils peuvent ainsi se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Des propriétés et des métadonnées leur offrent enfin la possibilité d’intégrer librement les documents de leur choix aux différentes étapes d’un business process.

Des fonctionnalités d’archivage et de sécurisation des documents

L’un des principaux enjeux d’un logiciel GED réside dans la sécurité des documents. En effet, les données sensibles d’une entreprise doivent être protégées contre les tentatives d’intrusion extérieures, mais aussi contre des dysfonctionnements internes potentiels. C’est pourquoi la solution GED d’Alfresco intègre des fonctionnalités d’archivage intelligent et de sécurisation des documents. L’accès aux informations, mais aussi leur modification et leur suppression sont conditionnés par différents niveaux de permission. Un système de contrôle des versions assure enfin l’intégrité des documents, en permettant aux utilisateurs de rétablir la version précédente d’un fichier.

Les fonctionnalités de la solution GED d’Alfresco sont conçues pour répondre à tous les enjeux de la gestion documentaire. Sa simplicité d’usage en fait un outil de choix pour les entreprises qui souhaitent améliorer la gestion de leurs contenus et augmenter leur productivité.

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