Immobilier

7 conseils pour faciliter le transfert de vos bureaux

Déménager ses bureaux dans un nouveau local est une démarche un peu fastidieuse pour toute entreprise, mais ça ne devrait pas être aussi stressante si tout est bien étudié.

Une enquête menée par l’office de déménagent en France révèle que le déménagement est la deuxième tâche la plus stressante pour les propriétaires de petites entreprises après l’embauche de nouveaux employés. Par conséquent, la plupart des entreprises retardent leur déménagement, choisissant de rester dans des locaux encombrés et coûteux.

Voici sept conseils essentiels sur la relocalisation des bureaux pour augmenter les chances d’un déménagement rapide et efficace.

1. Planifiez le déménagement de votre bureau à l’avance

Les délocalisations commerciales nécessitent une planification et une préparation détaillées. Lorsque vous planifiez le déménagement, décidez de la date du déménagement, du calendrier du processus de relocalisation, après quoi vous pouvez établir un calendrier. En outre, faites affecter un budget spécifique au processus de relocalisation. Il vous sera utile pour déterminer les coûts d’embauche des déménageurs et vous permettra d’éviter de prendre des décisions non éclairées.

2. Communiquez avec vos employés

La communication avec vos employés est l’un des conseils importants que vous devez prendre en compte pour la relocalisation de votre bureau. Veillez à tenir votre personnel au courant des plans et des calendriers de déménagement. Informez-les des changements importants et des procédures à suivre dans les nouveaux locaux de l’entreprise, notamment :

– la nouvelle adresse ou les nouveaux numéros de téléphone et de fax

– Nouvelles règles de construction

– L’emballage sur le nouveau site, entre autres

Vous pouvez les encourager à créer une check-list pour s’assurer que tous les domaines essentiels sont couverts, et que rien ni oublié. Si le changement peut être dérangeant pour les employés, communiquer avec eux peut leur remonter le moral.

3. Désignez un chef de projet

Chaque déménagement de bureau exige un effort d’équipe pour augmenter les chances de succès. Il sera également important de nommer un chef de projet pour faciliter tous les aspects du processus de déménagement.

Le chef d’équipe doit avoir des capacités multitâches, des compétences organisationnelles exceptionnelles, des aptitudes à communiquer efficacement et une expérience du travail avec des budgets. Un bon ensemble d’outils de gestion de bureau peut également contribuer à rendre la relocalisation plus fluide.

4. Protégez vos données

Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver à vos fichiers et à votre matériel pendant le processus de relocalisation. Vous pourriez finir par perdre des documents importants sur des serveurs ou des disques durs endommagés. Il est donc important de sauvegarder vos données et de les protéger contre les pertes et les failles lors du déménagement.

Par exemple, vous pouvez utiliser un système numérique de gestion des visiteurs pour protéger les données de vos visiteurs et de votre personnel. L’avantage est que vous pouvez vous déplacer avec ce système sans problème, car il est basé sur le cloud. Vous pouvez ainsi démontrer que vous respectez le règlement général sur la protection des données (RPDP), puisque vous ne perdrez pas les données concernant les personnes qui ont visité votre entreprise dans le passé.

5. Nettoyez votre bureau en profondeur

Ne vous déplacez pas avec des objets dont vous n’avez pas besoin. Retirez les vieux dossiers, déchirez les papiers inutiles, débarrassez-vous des vieux meubles et vendez ou donnez le matériel dont vous n’aurez plus besoin. Cependant, n’oubliez pas de consulter vos comptables, car les objets donnés peuvent être utilisés comme une radiation.

6. Engagez une entreprise de déménagement professionnelle

Pour le déménagement de votre entreprise, Il est essentiel de faire appel à des professionnels de déménagement pour faciliter le déménagement de vos bureaux. Les entreprises de déménagement possèdent les connaissances, l’expertise et les ressources nécessaires pour que le processus de déménagement se déroule sans heurts. Elles fourniront des services d’emballage et de déballage pour garantir que les objets de votre entreprise sont transférés en toute sécurité. Une entreprise de déménagement peut également identifier vos besoins commerciaux et vous aider à élaborer un plan de déménagement adapté.

Veillez à choisir une entreprise bien établie, certifiée et assurée.

7. Mettez votre adresse à jour partout

Informez vos fournisseurs et vos clients de votre déménagement, de l’adresse de votre nouvelle entreprise et de la date de reprise des activités normales. Veillez à mettre à jour vos cartes de visite, votre site web, votre papier à en-tête et vos sites de médias sociaux. En outre, contactez Google pour faire modifier votre adresse et votre inscription en ligne un mois avant votre déménagement.

Un déménagement n’est pas aussi mouvementé qu’il n’y paraît. Si vous suivez ces conseils de déménagement – de la planification du processus à la sauvegarde de vos données, en passant par la communication avec les clients, les fournisseurs et les employés – vous serez en mesure d’effectuer une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail.

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